Tratativa de ocorrências
Acompanhe cada ocorrência até resolver: responsável, o que foi feito, arquivos do caso e, se for avaria, o que será cobrado.
Tratativa de ocorrências
Quando o motorista (ou a torre) registra uma ocorrência, alguém da equipe precisa cuidar dela: falar com o cliente, reagendar, juntar documentos e, se houve avaria, decidir se a empresa vai cobrar. Esta tela é o lugar de fazer e de registrar tudo isso. A tela de ocorrências abertas mostra o que está pendente no documento; aqui você mostra o que a equipe está fazendo.
Para que serve#
- Ver todas as ocorrências de um período, com a situação de cada uma: Aberta, Em tratamento ou Resolvida.
- Dizer quem cuida e o que foi ou será feito.
- Anexar o que prova ou explica o caso: e-mail do cliente, nota fiscal, PDF, XML e fotos.
- Anotar, se for avaria, se a empresa vai faturar, o valor do prejuízo e o número da nota de cobrança.
- Ver o histórico: quem mudou o quê e quando.
A tratativa é da equipe. Ela não altera o documento, a baixa nem o comprovante.
Como usar#
- No menu, abra Tratativa de ocorrências. A lista começa nos últimos 7 dias.
- Use os filtros para achar o caso: período, filial, código da ocorrência, situação, motorista, cliente, "avaria será faturada?" e a busca por texto. Os filtros ficam no endereço da página, então você pode copiar o link e mandar para um colega.
- Na linha da ocorrência, clique em Tratar.
- Na janela que abre, confira os dados da entrega e as fotos do motorista.
- Escolha a situação, o responsável e escreva o que foi ou será feito. Só a situação é necessária.
- Se quiser, preencha as Informações complementares (opcionais).
- Clique em Salvar tratativa.
Informações complementares (opcionais)#
Nada aqui é obrigatório. Preencha só o que ajudar.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Código da ocorrência do cliente | O número que o cliente usa para o mesmo caso, quando ele tem um. |
| A empresa vai faturar esta avaria? | Sim, Não ou Não sei. Dá para filtrar a lista por esta resposta. |
| Valor do prejuízo (R$) | Digite os números; os dois últimos são os centavos (digitar 12345 mostra 123,45). |
| Número da nota de cobrança | A nota ou fatura emitida para cobrar a avaria. |
Ao salvar, a tratativa é gravada por inteiro: o que você deixar em branco fica em branco.
Anexos#
Arraste os arquivos para a área tracejada ou clique em Escolher arquivos. Você pode enviar vários de uma vez.
- Aceitamos: fotos (JPG ou PNG), PDF, XML e e-mails (
.emle.msg). - Tamanho: até 10 MB por arquivo e até 20 anexos por ocorrência.
- Tipo do anexo: Nota fiscal, E-mail, Foto ou Outro. Se você não escolher, o sistema deduz pelo arquivo (XML vira Nota fiscal, e-mail vira E-mail, imagem vira Foto).
- Descrição: um texto curto opcional, como "resposta do cliente sobre a avaria".
Cada arquivo mostra o andamento do envio. Se algo der errado, a mensagem diz o motivo (arquivo grande demais, tipo não aceito, limite de anexos). Fotos abrem em outra aba; PDF, XML e e-mail são baixados para o seu computador e não abrem dentro do portal. Por segurança, o sistema não lê o conteúdo desses arquivos.
Para tirar um anexo, clique no ícone de lixeira e confirme. Ele some da lista, e a remoção fica registrada.
Histórico#
Mostra cada gravação, da mais recente para a mais antiga, com quem salvou, quando e o que mudou (por exemplo, "Situação: Aberta → Em tratamento").
Quem vê#
ADMIN, operador da torre e conferente de filial. Quem tem acesso limitado a filiais só vê as ocorrências delas. Perfil somente leitura e embarcador não têm acesso.
Perguntas frequentes#
Preciso preencher tudo? Não. Só a situação é necessária. O restante serve para ajudar.
Posso enviar o e-mail do cliente? Sim. Salve o e-mail como .eml ou .msg e anexe, com o tipo E-mail.
O responsável não aparece na lista. Quem não é administrador escolhe entre "Ninguém ainda", ele mesmo e quem já está como responsável. O responsável precisa ter acesso à filial da ocorrência.